PIIPE Workplace

Das Dataportal: Social Intranet von Dataport AöR

Zusammenrücken in der digitalen Heimat

Seit Mai 2022 nutzen die 4.800 Mitarbeiter und Mitarbeiter*innen das neue Social Intranet auf Basis der Plattform PIIPE Workplace. Über 400 Editoren und Editor*innen stellen Inhalte zentral als auch dezentral redaktionell zur Verfügung. In Communities und Blogs können sich alle an der internen Kommunikation, dem Austausch und der Vernetzung beteiligen.

Das neue Dataportal im Überblick

Das Neue Dataportal von Dataport AöR verfolgt folgende Ziele:

Interaktion und Vernetzung: Mehr Innovation durch schnelle Vernetzung der Mitarbeitenden

Kommunikation: Zeitgemäße, zielgerichtete, bereichsübergreifende und digitale Kommunikation in einer stark wachsenden Organisation

Engagement: Höherer Aufforderungscharakter für aktive Beteiligung von Mitarbeiter*innen, intuitiver Zugang und selbsterklärende Bedienung des Dataportals

Flexibilität: Intranet, dass die Veränderungen bei Dataport abbilden kann

Beitrag zum Wissenstransfer: Leichterer Austausch von Wissen und Erfahrung

Zusammenarbeit: Moderne Arbeitsmittel und Arbeitsräume sowie Dokumentenmanagement

Ausgangssituation

Im April 2021 fiel der Startschuss zum umfangreichen Social Intranet Projekt der Dataport AöR. Die Stärke des Unternehmens Dataport konnte mit dem bisherigen Intranet nur bedingt abgebildet werden. Das hierarchisch organisierte, teils unflexible Intranet mit zentral gesteuerten Redaktionsprozessen und fehlender Berücksichtigung zentraler Motive der Mitarbeitenden sollte abgelöst werden. Ziel des Gesamtprojektes war es, eine neue digitale Heimat gemeinsam zu gestalten und somit die Vernetzung in der Organisation zu fördern.

Die Lösung

Die Projektumsetzung erfolgte von NEOCOSMO in Zusammenarbeit mit der Data One GmbH als Change Management Partner. Die Plattform PIIPE und das zugrundeliegende Open Source CMS Drupal bilden heute die Basis des neu eigeführten „Dataportals“. Data One lieferte die umfassende Kommunikations- und Change-Management-Konzepte zur flächendeckenden Akzeptanz der neuen digitalen Heimat für den IT-Dienstleister und seine Mitarbeitenden.

Über einen Zeitraum von 15 Monaten arbeitete das 60-köpfige Projektteam in insgesamt sechs Teilprojekten an den Themenbereichen Social Intranet, SharePoint, Inhaltsmigration, Kommunikation & Change Management, Infrastruktur sowie Innovations- und Projektmanagement. Die Zusammenarbeit erfolgte komplett digital in Form von Workshops und regelmäßigen Jour Fixes entlang einer agilen Arbeitsweise.

Parallel zur Entwicklung des Social Intranets und der Migration der Inhalte, wurde ein dezentrales Redaktionsteam etabliert. Dazu wurden innerhalb der Organisation ca. 400 Editor:innen und Administrator:innen für das neue Social Intranet gesucht, gefunden und geschult. Umfragen, offene Sprechstunden, sowie eine vierwöchige Testphase vor Go-Live mit einer heterogenen Testnutzergruppe aus 100 Mitarbeitenden, dienten als wichtige Maßnahmen zur Akzeptanztestung- und -sicherung. Dies wurde erreicht durch entsprechende Feedbackkanäle, Workshops und einen speziell entwickelten Feedback-Katalog zu technischen wie weichen Faktoren im Projekt. Am Ende konnten die internen und externen Teams das Projekt mit großem Erfolg abschließen.

Benefits

  • Die interne Kommunikation bedient Unternehmensnachrichten sowie dezentrale (Pflicht-)Newskanäle.

  • Communities, die mit Dataport gemeinsam entwickelt wurden, bilden Interessensgruppen in Form eines Forums und gruppenspezifischen Inhalten ab.

  • Blogs spielen im Dataportal eine wichtige Rolle. Jeder kann einen Blog öffnen und zum Unternehmenswissen und -austausch beitragen.

  • Inhalte liken, Neuigkeiten teilen, Kommentare schreiben, nichts mehr verpassen – mit den integrierten Social Functions ist dies im neuen Dataportal möglich.

  • Alle Anwendungen im Zugriff: Zugriff auf relevanten Geschäftsapplikationen ist von jeder Seite aus möglich.

  • SharePoint als Zusammenarbeitsplattform wird über das Dataportal voll integriert.

  • Eine intelligente, facettierte Suche sowie Verzeichnisse für Regelwerke, Projekte bieten schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.

Gruppenbild-Dataportal-Team-bei der Inkometa-Verleihung in Berlin 2022

Foto links: Vertreter und Vertreterinnen von Dataport, NEOCOSMO und Data One bei der Inkometa-Verleihung in Berlin 2022; Foto rechts: Urkunde

2022 als „Bester Digital Workplace“ nominiert (Inkometa)

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