PIIPE Workplace
Das Dataportal: Social Intranet von Dataport AöR
Zusammenrücken in der digitalen Heimat
Seit Mai 2022 nutzen die 4.800 Mitarbeiter und Mitarbeiter*innen das neue Social Intranet auf Basis der Plattform PIIPE Workplace. Über 400 Editoren und Editor*innen stellen Inhalte zentral als auch dezentral redaktionell zur Verfügung. In Communities und Blogs können sich alle an der internen Kommunikation, dem Austausch und der Vernetzung beteiligen.
Das neue Dataportal im Überblick
Das Neue Dataportal von Dataport AöR verfolgt folgende Ziele:
Interaktion und Vernetzung: Mehr Innovation durch schnelle Vernetzung der Mitarbeitenden
Kommunikation: Zeitgemäße, zielgerichtete, bereichsübergreifende und digitale Kommunikation in einer stark wachsenden Organisation
Engagement: Höherer Aufforderungscharakter für aktive Beteiligung von Mitarbeiter*innen, intuitiver Zugang und selbsterklärende Bedienung des Dataportals
Flexibilität: Intranet, dass die Veränderungen bei Dataport abbilden kann
Beitrag zum Wissenstransfer: Leichterer Austausch von Wissen und Erfahrung
Zusammenarbeit: Moderne Arbeitsmittel und Arbeitsräume sowie Dokumentenmanagement
Ausgangssituation
Im April 2021 fiel der Startschuss zum umfangreichen Social Intranet Projekt der Dataport AöR. Die Stärke des Unternehmens Dataport konnte mit dem bisherigen Intranet nur bedingt abgebildet werden. Das hierarchisch organisierte, teils unflexible Intranet mit zentral gesteuerten Redaktionsprozessen und fehlender Berücksichtigung zentraler Motive der Mitarbeitenden sollte abgelöst werden. Ziel des Gesamtprojektes war es, eine neue digitale Heimat gemeinsam zu gestalten und somit die Vernetzung in der Organisation zu fördern.
Die Lösung
Die Projektumsetzung erfolgte von NEOCOSMO in Zusammenarbeit mit der Data One GmbH als Change Management Partner. Die Plattform PIIPE und das zugrundeliegende Open Source CMS Drupal bilden heute die Basis des neu eigeführten „Dataportals“. Data One lieferte die umfassende Kommunikations- und Change-Management-Konzepte zur flächendeckenden Akzeptanz der neuen digitalen Heimat für den IT-Dienstleister und seine Mitarbeitenden.
Über einen Zeitraum von 15 Monaten arbeitete das 60-köpfige Projektteam in insgesamt sechs Teilprojekten an den Themenbereichen Social Intranet, SharePoint, Inhaltsmigration, Kommunikation & Change Management, Infrastruktur sowie Innovations- und Projektmanagement. Die Zusammenarbeit erfolgte komplett digital in Form von Workshops und regelmäßigen Jour Fixes entlang einer agilen Arbeitsweise.
Parallel zur Entwicklung des Social Intranets und der Migration der Inhalte, wurde ein dezentrales Redaktionsteam etabliert. Dazu wurden innerhalb der Organisation ca. 400 Editor:innen und Administrator:innen für das neue Social Intranet gesucht, gefunden und geschult. Umfragen, offene Sprechstunden, sowie eine vierwöchige Testphase vor Go-Live mit einer heterogenen Testnutzergruppe aus 100 Mitarbeitenden, dienten als wichtige Maßnahmen zur Akzeptanztestung- und -sicherung. Dies wurde erreicht durch entsprechende Feedbackkanäle, Workshops und einen speziell entwickelten Feedback-Katalog zu technischen wie weichen Faktoren im Projekt. Am Ende konnten die internen und externen Teams das Projekt mit großem Erfolg abschließen.
Benefits
Foto links: Vertreter und Vertreterinnen von Dataport, NEOCOSMO und Data One bei der Inkometa-Verleihung in Berlin 2022; Foto rechts: Urkunde
