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Das Intranet von ZKE

Der Zentrale Kommunale Entsorger der Stadt Saarbrücken steht gerade in Zeiten des Corona-Virus vor der Herausforderung, alle Mitarbeiter digital zu erreichen. Innerhalb von nur wenigen Tagen setzte das Unternehmen sein Intranet inkl. mobiler App auf Basis von PIIPE Workplace um.

Das ZKE Intranet „piep“ im Überblick

Die „piepZKE“ Mitarbeiter-App der ZKE liefert ein ideales Medium, um eine offene, duale, effiziente und zielgerichtete Kommunikationskultur unter Wahrung der DSGVO mit den Mitarbeitern zu leben. Dabei steht der Mitarbeiter im Zentrum.

Ausgangssituation

Die ZKE Saarbrücken ist der zentrale Entsorger für Saarbrücken. Mehr als zwei Drittel der Belegschaft befindet sich täglich im Außendienst und nur wenige Mitarbeiter haben regelmäßig Zugang zu Desktop-Arbeitsplätzen.

Dies stellte das Unternehmen regelmäßig vor die Herausforderung, den Informationsfluss an die Mitarbeiter effizient und zuverlässig zu organisieren:

  • Zeitnahe Informationen an alle Mitarbeiter waren nicht möglich.
  • Es bestand stets ein stark variierender Zeitverzug bei der Informationsweitergabe.
  • Viele Abläufe, die mit Mitarbeitern zu tun haben, sind noch komplett papierbasiert.
  • Interne Kommunikation erfolgte bisher über Aushänge.
  • Auch der umgekehrte Informationsfluss erfolgte manuell und unstrukturiert, sodass auch die Mitarbeiter bisher keine Möglichkeit hatten, mit ihren Ansprechpartnern im Hause der ZKE unkompliziert in Kontakt zu treten.

Dadurch konnten beispielsweise auch Störungen nicht zeitnah gemeldet werden und Abläufe waren ineffizient und zeitaufwendig. Hinzu kam die Verschärfung der DSGVO Richtlinien, die einen verstärkten Datenschutz bei der Nutzung persönlicher Daten fordert.

Mit Beginn der Corona-Krise Anfang März 2020 hat die ZKE das Projekt piepZKE gestartet. Der Bedarf einer digitalen und sozialen Form der digitalen Mitarbeiter-Kommunikation besteht schon länger, aber die Notwendigkeit, eine solche Lösung nun auch für die Krisen-Kommunikation zu nutzen, hat den Einführungs- und Umsetzungsprozess beschleunigt.

Die Lösung

Ziel des Projektes war es, die interne Kommunikation mit den ZKE Mitarbeitern zu optimieren, indem das Unternehmen mit ihnen zielgerichtet, direkt und digital in Austausch tritt.

Umgesetzt wurde dies mit dem mobilen Intranet inkl. Mitarbeiter-App „piepZKE“ basierend auf PIIPE Workplace. Die App hebt die interne Kommunikation und Arbeitsmethoden auf ein innovatives Niveau, mit der die ZKE und die jeweiligen Bereiche jeden Mitarbeiter besser erreichen können und gleichzeitig den Austausch untereinander, also die soziale Kommunikation, verbessern. Sie ermöglicht zudem den Mitarbeiter*innen den Zugriff auf wichtige arbeitsrelevante Informationen und Vorgänge.

Über die „piepZKE“ Mitarbeiter-App werden all diese Informationen, Tools und Services personalisiert und ortsungebunden zur Verfügung gestellt. Push-Nachrichten informieren die Mitarbeiter*innen aktiv, sobald für sie relevante Informationen bereitstehen. Der Informationsaustausch im jeweiligen Bereich und zwischen den Bereichen wird gefördert.

Besonders ist dabei, dass auch die Individualität der Mitarbeiter in der „piepZKE“-App berücksichtigt wird. So erhalten zwar alle Mitarbeiter die als zentral festgelegten Pflichtinformationen, darüber hinaus können sie sich ihre App allerdings nach ihren eigenen Wünschen konfigurieren. So können beispielsweise bestimmte Kanäle und Funktionen abonniert werden, die Sprach- und Standortversion angepasst und die Reihenfolge der Anzeige individuell festgelegt werden. Auf diese Weise erhält ein Mitarbeiter die Informationen, die für ihn relevant sind.

Zugriff auf das mobile Intranet erhalten die Mitarbeiter*innen von ihrem Mobiltelefon (via App oder mobile Browsernutzung) genauso wie vom PC, oder in Gruppenarbeitsräumen über das Intranet. Ob über Browser im Intranet oder via App, in beiden Fällen sind die Informationen gleich, die App unterscheidet sich aber etwas im Handling und bietet die Push-Informationen auch für Mitarbeiter, die über keine Firmen-E-Mail verfügen und auch ihre private E-Mail nicht zur Verfügung stellen wollen (diese Angaben sind freiwillig).

App und Intranet wurden innerhalb von 3 Wochen in einer ersten Ausbaustufe umgesetzt. In einer zweiten Ausbaustufe sollen auch Gehaltsabrechnungen, Zeitkonten etc. können damit bequem bereitgestellt werden, so dass auch diese Informationen für die Mitarbeiter jederzeit komfortabel zu erreichen sind. Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub sollen dann auch in wenigen Klicks beantragt und genehmigt werden. Das spart allen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit.

Das Projekt ist Ende März 2020 beauftragt worden und direkt in die Umsetzung gegangen. Die Gesamtlösung aus Intranet und App wurde dabei schrittweise über mehrere Ausbaustufen umgesetzt.

Benefits

  • Mitarbeiter werden besser und schneller erreicht.
    Der Zugriff auf die App ist von überall möglich.

  • News, Informationen und Wissen befinden sich nun an einem zentralen Ort.
    Die moderne Oberfläche und exzellente User Experience stellen dabei sicher, dass Mitarbeiter sich hier wie zu Hause fühlen.

  • Die Mitarbeiter werden sich durch das Einbinden in die Kommunikation wertgeschätzt fühlen, da sie gefragt werden und Rückmeldung geben können. Umfragen, Kommentare und Meinungen ermöglichen Feedback und eine neue Kommunikationskultur.

  • Mitarbeiter werden sich durch die Personalisierbarkeit individuell angesprochen und willkommen fühlen. Erhalten die Mitarbeiter nur Informationen, die sie auch interessieren, können sie eher mitdiskutieren und eine lebendige Unternehmenskultur und -kommunikation vorantreiben.

  • Mitarbeiter werden durch Benachrichtigungen aktiv und zeitgleich über wichtige Informationen informiert. Dies forciert den Austausch der Mitarbeiter über arbeitsrelevante Themen.

  • Mitarbeiter können untereinander ungezwungen und schnell in Kontakt treten. Via Chat in der App können wichtige Fragen schnell geklärt werden.

  • Mitarbeiter können uns wichtige Informationen melden. Mit der zur Zeit in Implementierung befindlichen Meldefunktion haben unsere Mitarbeiter einen kurzen Draht zu uns, um Ideen, Vorschläge, Verbesserungen und Wünsche anzubringen. Auch dies vermittelt unseren Mitarbeitern, dass sie gehört werden und ihre Meinung wertgeschätzt wird.

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